БУХГАЛТЕР

? В марте месяце работнику были перечислены на карточку деньги под отчет для приобретения некоторых малоценных предметов, но ничего не было приобретено, и подотчетные деньги возвращены лишь только в октябре. Какой штраф следует удержать за несвоевременный возврат подотчетной суммы в размере 2000 грн.? Что и как отразить в отчете по ф. № 1ДФ?

Согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных денежных средств под отчет на закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды на срок не более 2-х рабочих дней, включая и день получения наличности под отчет.

Если подотчетному лицу выдается денежная наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в т. ч. для закупки сельхозпродукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выданная наличность под отчет на эти задания, может быть продлен до завершения срока командировки.

Согласно пп. «б» пп. 170.9.2 НКУ отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом ГНС, до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет.

При наличии излишка потраченных денежных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдавшего, или во время представления отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет.

В пп. 170.9.3 НКУ указано, что действие п. 170.9 данного Кодекса распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:

1. в случае если во время служебных командировок откомандированное лицо – налогоплательщик получил денежную наличность с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку денежных средств и возвращает сумму излишне потраченных денег до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки;
2. в случае если во время служебных командировок откомандированное лицо – налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

В соответствии со справочником признаков доходов, приведенном в приложении к Порядку № 1020, денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, в т. ч. излишне потраченные и не возвращенные в установленные законодательством сроки в налоговом отчете по ф. № 1ДФ указываются под признаком дохода «118».

Согласно пп. 164.2.11 НКУ не возвращенные или возвращенные после окончания 5-дневного срока, излишне потраченные подотчетные денежные средства облагаются НДФЛ по ставке 15 % (17 %). В соответствии с пп. 170.9.1 НКУ база налогообложения в таком случае определяется с учетом повышающего коэффициента 1,17 (1,2), который рассчитывается по формуле, приведенной в п. 164.5 ПКУ. При этом налоговым агентом выступает лицо, которое ему такие средства выдало.

Кроме начисления НДФЛ с учетом повышающего коэффициента, НКУ не предусматривает каких-либо штрафных санкций.

С целью правильного налогообложения в первую очередь следует облагать НДФЛ заработную плату, а уже потом остальные доходы по мере их возникновения.

НДФЛ, начисленный на сумму излишне потраченных денежных средств, удерживается налоговым агентом за счет любого налогооблагаемого дохода, а в случае их недостаточности – за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных периодов (пп. 170.9.1 НКУ).

Пример.

Работнику было выдано 2000 грн., который их вернул с превышением 5-дневного срока, при этом его заработная плата за отчетный месяц (октябрь) составляет 5000 грн.

1. определяем месячный налогооблагаемый доход 7000 грн. (5000 + 2000);
2. рассчитываем НДФЛ из зарплаты 723 грн. ((5000. – 5000 х 3,6 %) х 15 %);
3. рассчитываем НДФЛ из несвоевременно возвращенных подотчетных средств 351 грн. (2000 х 1,17 х 15 %);
4. определяем общую сумму НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет налоговому агенту с месячного налогооблагаемого дохода работника 1074 грн. (723 + 351).

Таким образом, в налоговом отчете по форме № 1ДФ отражаются:

• под признаком дохода «101» в графах 4 и 4а отражается НДФЛ с дохода в виде заработной платы – 723 грн.;
• под признаком дохода «118» в графах 4 и 4а отражается НДФЛ с дохода в виде вовремя не возвращенной суммы, выданной под отчет на осуществление отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их предоставило, – 351 грн.

По материалам: Бухгалтер & Закон